Construção de um modelo de excelência na gestão
Considerando o papel estratégico das modernas tecnologias de gestão para o aumento da competitividade institucional, o Instituto Oswaldo Cruz vem direcionando esforços em busca de modelos e abordagens que promovam a melhoria de seu sistema de gestão. Como ações de melhoria e aperfeiçoamento, a Diretoria do IOC aderiu formalmente ao Projeto de Excelência na Pesquisa Tecnológico da Associação Brasileira das Instituições de Pesquisa Tecnológica (Abipti), que oferece um modelo de avaliação estratégica, presente em cerca de 60 institutos de pesquisa nacionais, capaz de mensurar e avaliar de forma estruturada e sistêmica a performance do sistema de gestão com base nos Critérios de Excelência do Prêmio Nacional da Qualidade.
A execução do projeto no âmbito do IOC constitui desafio complexo, que irá avaliar e mensurar de forma estruturada o desempenho da gestão institucional segundo critérios e fundamentos de excelência praticados por organizações de alto desempenho. As etapas de avaliação e mensuração darão subsídios para a elaboração de planos e implementação de melhorias no sistema de gestão do Instituto.
Um dos fundamentos nesse modelo de gestão de qualidade é a abordagem por processos, que otimiza e transforma a tradicional estrutura vertical numa organização funcional focada no cliente. A meta é, portanto, o desenvolvimento de um sistema voltado para o alto desempenho e essa visão permite a correta identificação das responsabilidades e das interfaces entre as diversas atividades.
Uma pequena – mas valorosa – equipe, capitaneada por Andreia Azevedo e dois bolsistas pró-gestão, Gilmar Simões e Christiane Nantes, com a participação ainda de Marcia Verônica, desenvolveu um projeto piloto de mapeamento de procedimentos no Serviço de Gestão de Contratos (SEGECON), do Departamento de Gestão Administrativa (DGA), responsável por gerir os contratos celebrados pelo IOC. O grupo buscou identificar as atividades do SEGECON, elaborar fluxos e a matriz dos processos, identificar os documentos e formulários utilizados nos processos, assim como mapear os marcos regulatórios utilizados e elaborar o glossário de siglas e terminologias da área. Foram realizadas 49 reuniões de trabalho e 4 apresentações, traduzidas em cerca de 137 horas de trabalho em equipe.
A partir do mapeamento e análise dos processos, a transformação das organizações deixa de ser um processo impreciso e fragmentado com resultados imprevisíveis. O mapeamento dos processos do SEGECON apoiará o entendimento das necessidades dos seus clientes, sejam eles externos ou internos, permitindo o planejamento adequado das atividades do setor, a definição das responsabilidades e o uso adequado dos recursos disponíveis, com maior produtividade e menor tempo de execução.
O trabalho em desenvolvimento no SEGECON é o primeiro de uma série de iniciativas que conduzirão a gestão do Instituto a um novo patamar de excelência.
Claude Pirmez
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