Debate sobre mudança organizacional
dá início ao III Encontro do IOC

O III Encontro do IOC teve início na tarde de ontem, dia 12 (domingo), reunindo 107 profissionais do Instituto na ilha de Itacuruçá para discutir e formular propostas de mudança organizacional. Reuniões plenárias e atividades desenvolvidas em cinco grupos de trabalho compõem a dinâmica do Encontro, que até o dia 14 discutirá temas de amplo impacto para os rumos do IOC: a construção de propostas para o organograma institucional, para as coordenações horizontais de pesquisa e para a composição do Conselho Deliberativo são alguns dos principais itens em pauta. Issac Obadia, da Comissão Nacional de Energia Elétrica (CNEN), deu início à plenária de abertura, seguido pela apresentação da diretoria sobre os pontos a serem definidos durante o Encontro. Os grupos de trabalho iniciaram as atividades no final da tarde. “Todo o esforço para esta proposta começou no I Encontro do IOC, em 2003, e vem se estruturando desde então através da gestão participativa”, apresentou Tania Araújo-Jorge, diretora do Instituto. “As resoluções do II Encontro são a base para o nosso trabalho, de forma a alcançarmos a visão de futuro como um instituto de excelência no contexto da Fiocruz e do país.”

As mudanças como um processo de aprendizagem

“As mudanças devem ser um processo adaptativo e cada organização tem que descobrir os seus próprios caminhos para permitir que a criatividade seja gerada neste trajeto”, destacou Isaac Obadia, diretor de pesquisa e desenvolvimento da Comissão Nacional de Energia Elétrica (CNEN). O pesquisador conduziu o processo de mudança organizacional do Instituto de Engenharia Nuclear (IEN), vinculado à CNEN, premiado no 10º Concurso Inovação do Governo Federal, em 2005.

Gutemberg Brito
A plenária de abertura foi oportunidade para esclarecer o conceito de mudança organizacional 

Obadia apresentou a idéia de que a aprendizagem é o foco do processo de mudança dentro das instituições e destacou que este processo deve ser contínuo, uma vez que melhorias sempre são possíveis. “As pessoas são os principais atores do processo de mudança”, opinou. “Geralmente o processo de mudança organizacional é visto como algo afastado da rotina, mas a garantia de sucesso está na adesão, no esforço e comprometimento de todos.”

Quanto ao conceito de gestão organizacional, Obadia ressaltou que é fundamental, no processo de mudança, saber onde se quer chegar e definir indicadores capazes de medir o desempenho do planejamento delineado, permitindo readequá-lo sempre que necessário. Segundo o pesquisador, a capacidade de aprendizagem, que é fundamental em um processo de mudança na gestão organizacional, reside justamente na capacidade de avaliar e empreender ações corretivas para redefinir estratégias. Para isso, é necessário que cada membro da organização tenha postura crítica.

Gutemberg Brito
Issac Obadia destacou a necessidade de entender a mudança sob uma perspectiva de aprendizagem institucional 

“O novo paradigma das organizações superou a visão mecanicista, passando a observar as organizações como sistemas vivos integrados a ecossistemas complexos com os quais interagem e dos quais dependem”, resumiu. “Neste sentido, a excelência depende da capacidade de perseguir seus propósitos em harmonia com o ecossistema.” Segundo o pesquisador, não existe receita pronta: é preciso mudar tudo aquilo que o processo de mudança indicar que deve mudar, conduzindo de forma concreta ao objetivo desejado e respeitando a organização enquanto organismo vivo e complexo – o que descarta qualquer tipo de autoritarismo.

O pesquisador ressaltou que o processo de gestão – ou seja, o conjunto de práticas rotineiramente aplicadas – é inseparável da cultura da organização, ligando-se ambos de forma dinâmica e não-linear. “Por isso, a proposta inicial de mudança deve ser constantemente revista em função do aprendizado organizacional”, acrescentou. Obadia apresentou o caso do IEN como exemplo de sucesso na mudança organizacional. Entre os obstáculos ao processo, destacou alguns aspectos da cultura da organização, como a descrença na mudança – já que outras tentativas haviam se mostrado inócuas – e a inércia. “Seja o IEN ou o IOC, é preciso ter em vista que as instituições são as pessoas”, comparou. “É impossível ter sucesso sem levar em conta esta realidade”, concluiu.

Definição democrática da nova estrutura

“O IOC é uma instituição viva em constante mudança”, afirmou Tania Araújo-Jorge, diretora do IOC, comprovando a observação com o fato de que o Instituto teve 25 diferentes organogramas em sua história, acompanhando sempre o crescimento da complexidade de suas atividades. “No que diz respeito a seu contexto organizacional”, completou, “o IOC está inserido como uma unidade técnico-científica da Fiocruz, que, por sua vez, é uma das fundações públicas do Ministério da Saúde. Temos uma estrutura, hoje, que é amplamente afetada pelas definições do V Congresso Interno da Fiocruz e é este exercício de adequação que vamos faze aqui”, resumiu.

Gutemberg Brito
Tania Araújo-Jorge apresentou a dinâmica e os objetivos do trabalho dos grupos durante o III Encontro

Uma das principais determinações do V Congresso Interno foi a horizontalização da estrutura de pesquisa. “Nós somos chamados a analisar esta questão e a nos posicionar quanto a esta estrutura sem intermediários na cadeia de mando”, destacou. Outro item definido no V Congresso Interno e de importante impacto para o IOC é a possibilidade de criação de instâncias de coordenação e articulação horizontais de áreas e de redes de pesquisa. “O III Encontro é uma oportunidade de termos uma ouvidoria geral, que permitirá debater as melhores idéias para construir a estrutura que vamos apresentar ao Conselho Deliberativo da Fiocruz”, disse, acrescentando que todas as Unidades da fundação estão atravessando o mesmo processo. “Queremos fazer aqui o primeiro rascunho, totalmente aberto a alterações, para que possamos consolidar um relatório final a partir dos resultados de cada grupo de trabalho, que será submetido a voto em plenária no último dia do Encontro, na próxima terça-feira.”

Tania apresentou a proposta de organograma desenvolvida pela direção com base nas contribuições recebidas pela Câmara Técnica de Pesquisa e por diversos colaboradores, também debatida nas duas reuniões preparatórias para o III Encontro, realizadas nos dias 1º e 8 de novembro. “Foi solicitado que a direção preparasse uma proposta que pudesse ser usada como base para as discussões. Estamos abrindo esta proposta inicial para que cada grupo de trabalho possa opinar e buscar novas possibilidades de estruturação”, argumentou.

Também serão alvo de debates durante o III Encontro as áreas temáticas que coordenarão horizontalmente os laboratórios, as propostas de criação de estruturas de apoio administrativo e tecnológico e a definição composição do Conselho Deliberativo (CD) do IOC. “O objetivo do Encontro é conseguirmos obter consenso, através de votação em plenária, quanto a um novo organograma e um manual de organização da unidade, que descreva minimamente o quantitativo estimado de cargos em DAS e Funções Gratificadas (FGs). Estas propostas serão submetias a votação no CD-IOC e o resultado será encaminhado à presidência da Fiocruz até o dia 30 de novembro”, concluiu.

Tania ressaltou o descompasso entre o regimento interno do IOC, datado de 1989, o Estatuto da Fiocruz, de 2003, e a atual estrutura do IOC como motivação para a mudança. “Esta é uma oportunidade para promover melhorias e avançar na construção da nossa visão de futuro”, sintetizou. “É a ocasião para assegurar uma estrutura ágil, que permita um funcionamento mais eficiente, mais eficaz e mais efetivo, e para assegurar justiça na remuneração de cargos comissionados no IOC, sem feudos nem clientelismo.”

Estrutura, organograma e estratégias de apoio administrativo orientaram as atividades dos Grupos de Trabalho

Os debates em grupos de trabalho constituem a principal dinâmica do III Encontro do IOC. Foram formados cinco grupos, com cerca de 20 pessoas cada. Todos os grupos debatem as mesmas questões, seguindo um roteiro padrão. As opiniões de cada integrante são registradas pelo relator e, em rodadas de fala sucessivas, procura-se obter o consenso sobre propostas centrais. Ao final das atividades dos grupos, os relatores se reúnem para consolidar um documento final, que será submetido a votação, item a item, durante a plenária final, na terça-feira, dia 14, encerrando o Encontro.

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Os coordenadores de grupos de trabalho reúnem-se para discutir as estratégias a serem trabalhadas em cada atividade

Na tarde deste domingo, os temas foram a construção de propostas para o organograma, a estrutura das vice-diretorias e o debate das estruturas de suporte em redes de apoio administrativo e tecnológico e em condomínios prediais. Na segunda-feira, dia 13, os grupos discutirão as propostas de coordenações horizontais para a pesquisa e a composição do CD-IOC. Por fim, serão discutidas quais e quantas devem ser as áreas temáticas para as coordenações horizontais de pesquisa.

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Os grupos de trabalho discutiram item a item as propostas, buscando soluções consensuais

 

Entenda o processo de mudança

Antecedentes
Em 106 anos, o IOC teve 25 organogramas diferentes, reflexo da crescente complexidade de suas estruturas. No II Encontro do IOC, em março de 2006, a conquista de excelência foi definida como visão de futuro para o Instituto. Os laboratórios foram estabelecidos como base das atividades do Instituto, que seriam respaldadas pelo fortalecimento do apoio administrativo e da infra-estrutura e pela criação de coordenações horizontais de pesquisa.

Contexto
As atuais mudanças pelas quais o IOC passa estão inseridas em um contexto de transformações na Fiocruz, acompanhando um movimento disseminado na ciência brasileira. O processo de mudança organizacional significa a definição de um novo desenho para as estruturas de organização da Fiocruz e de cada uma de suas Unidades, com a definição em cada uma delas de desenhos correspondentes a estas alterações.

Quando foi aprovado por decreto presidencial em 2003, após 15 anos de negociações, o Regimento Interno da Fiocruz já não refletia as estruturas de organização criadas nas unidades. Ao ratificar o documento, o IV Congresso Interno condicionou a aprovação à elaboração de uma nova proposta, que atendesse as reais necessidades de cada unidade. Durante a definição do Plano Quadrienal, em setembro de 2005, ficou decidido que a apresentação destas estruturas seria concluída em 2006. Em 20 de setembro de 2006, a Plenária Extraordinária definiu que as unidades teriam 60 dias para apresentar suas propostas.

Próximos passos
O III Encontro do IOC está discutindo a nova estrutura para o Instituto, incluindo o organograma, a composição do Conselho Deliberativo, a criação de novas estruturas de apoio administrativo e a definição das coordenações horizontais de pesquisa. A proposta votada em plenária será consolidada em um relatório final, que será submetido ao CD-IOC. Até 30 de novembro, todas as Unidades da Fiocruz precisam entregar à Presidência uma proposta de novo organograma e também o manual de organização, em que será preciso identificar todas as instâncias da Unidade e suas interrelações. As propostas serão debatidas e votadas no CD-Fiocruz em dezembro. A partir de janeiro de 2007 serão iniciadas as negociações da estrutura junto ao Ministério do Planejamento. O processo será concluído em maio de 2007, com o início da implementação das novas estruturas.

 

 

 

Por Raquel Aguiar
13/11/06

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